Le compte d'exploitation est un élément clé pour analyser les résultats et la santé financière d'une entreprise. Il est le plus souvent présenté sous forme d'un grand tableau de chiffres. Cette présentation, bien que très répandue, ne met pas en évidence certaines données importantes permettant de répondre facilement à des questions simples telles que "Quelle est l'évolution de mes revenus par rapport à l'année dernière ?" ou "Quelle entité pèse le plus en terme de masse salariale et comment a évolué cette dernière ?".
Les graphiques en cascade apportent une vraie réponse pour affiner l'analyse du compte d'exploitation. Dans notre dernier article, nous avions illustré l'intérêt de ces graphiques pour la comparaison des données dans le temps. Aujourd'hui, nous allons détailler comment leur usage peut également significativement faciliter l'analyse de ces données essentielles, en proposant une représentation plus détaillée, plus ergonomique et plus intuitive.
Le classeur contenant les exemples illustrés dans cet article peut être téléchargé ici :
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Création d'un graphique en cascade vertical
Insérez un graphique dynamique et choisissez le type "Graphique en cascade" dans le menu "En barres". Sélectionnez ensuite les comptes pertinents dans la zone "Catégories".
Le graphique en cascade obtenu affiche la contribution de tous les comptes. Il convient maintenant d'affiner cette représentation en précisant, d'une part, les comptes qui représentent des dépenses et dont la contribution est donc négative par rapport au total, et d'autre part, les comptes qui représentent des totaux et qui ne doivent donc pas être pris en compte en tant que contribution à un total.
Il y a deux façons de procéder pour configurer le graphique et paramétrer ces comptes.
Options du menu contextuel
Une première option consiste à faire usage du menu contextuel. Un clic droit sur une barre affiche en effet le sous-menu "Waterfall/Cascade" qui permet de préciser que le compte est un total, un sous-total ou, si le compte est une dépense, que le signe de la valeur doit être inversé.
Il s'agit d'une méthode simple permettant d'apporter facilement un petit nombre de modifications à un seul graphique. Toutefois, dans la plupart des cas, la définition de règles de gestion globales est une approche nettement plus efficace.
Définition de règles de gestion pour le formatage automatique des graphiques
Il est assez probable que plusieurs graphiques du classeur aient besoin d'être configurés ainsi et/ou que la structure du compte d'exploitation soit également utilisée dans d'autres rapports. Dans ce cas, XLCubed offre la possibilité de définir des "règles de gestion" qui permettent de préciser comment les comptes doivent être représentés. Une fois définies, ces règles sont alors automatiquement appliquées à tous les graphiques d'un classeur sans qu'il soit nécessaire de configurer manuellement les éléments individuels du graphique.
La définition des règles de gestion se fait à partir du ruban via l'option "Ajouter une règle métier..." du menu "Graphique Métier". Une boîte de dialogue permet alors de définir une règle et les comptes (ou membres) à laquelle elle doit s'appliquer. Une fois la nouvelle règle créée, une nouvelle feuille est insérée dans le classeur. Celle-ci contient l'ensemble des règles qui peuvent être modifiées soit manuellement soit via l'assistant. Une fois entièrement configurée, cette feuille peut également facilement être partagée entre les classeurs.
Pour plus de détails sur l'utilisation des règles de gestion, veuillez n'hésitez pas à consulter notre wiki.
Une fois le graphique rafraîchi, les règles sont automatiquement appliquées et le graphique correctement paramétré.
Comparaison de scénarios
Le graphique qui en résulte est très beau, mais peut devenir plus pertinent en ajoutant un scénario de comparaison. Pour cela, ajoutez la dimension qui contient les scénarios dans la zone "Colonnes" du volet latéral, puis sélectionnez les différents scénarios à comparer (on pourrait également les sélectionner à partir d'un segment).
Ici aussi, vous pouvez définir des règles de gestion permettant l'identification immédiate du type de scénario représenté. Vous pouvez utiliser pour cela soit l'assistant, soit la saisie directe dans la feuille "XLCubedBusinessRules", afin de répartir les différents scénarios existants en 3 catégories : "Réalisé, "Budget" ou "Prévisionnel". Vous pouvez également préciser quelle est l'année en cours, afin que toutes les années précédentes soient représentées avec une mise en forme adaptée.
Un graphique en cascade est désormais affiché pour chaque scénario sélectionné. Le paramétrage des scénarios dans les règles de gestion permet une mise en forme automatique conforme aux règles IBCS ("International Business Communication Standard") à savoir : le réalisé en barres pleines, le budget en barres vides avec contour et le prévisionnel en barres pleines hachurées.
Ajout de graphiques de variance
Maintenant que nous comparons deux scénarios, le besoin de visualiser facilement les écarts entre les deux se fait sentir. Pour cela, nous allons ajouter un graphique de variance absolue et un graphique de variance relative juste à côté.
Copiez le graphique en cascade, et placer la copie à droite du premier. Changez le type de graphique en choisissant "Variance : écart en valeur" dans le menu des graphiques à barres. Spécifiez le scénario "Réalisé" en tant que valeur de base et le deuxième scénario affiché en tant que valeur de comparaison. Si vous utilisez un segment pour piloter dynamiquement l'affichage des scénarios, vous devez le paramétrer afin que les valeurs sélectionnées s'affichent dans une plage de cellules Excel que vous exploiterez pour piloter les scénarios affichés dans le graphique.
Pour le graphique de variance nous n'avons pas besoin de répéter les comptes sur l'axe des catégories. Pour les masquer, paramétrez la couleur de la police sur "Aucune" et redimensionnez la zone correspondante des libellés afin qu'elle ne prenne pas de place.
Faites ensuite une nouvelle copie, cette fois du graphique de variance, et placez-la à sa droite. Changez le type du nouveau graphique en "Variance : écart en pourcentage".
Maintient de la cohérence visuelle en appliquant une échelle commune
La présentation d'une information claire, précise, facile à comprendre et sans aucun biai est l'un des éléments majeur des règles IBCS. Le respect d'échelles identiques est donc requis dès lors qu'il s'agit de comparer les mêmes indicateurs entre différents graphiques.
Si l'on regarde attentivement, le graphique de variance absolue est trompeur car la longueur des barres qu'il affiche n'est pas en cohérence avec celles du premier graphique en cascade : cette longueur, et donc la perception de la variance, est en effet nettement supérieure à la réalité.
Nous devons donc configurer le graphique de variance en valeur (variance absolue) afin d'utiliser la même échelle que le graphique en cascade détaillant la décomposition du compte d'exploitation. Dans les propriétés du graphique, la section "Axis Scale / Échelles des axes" permet, grâce à l'option "Match To / Correspondre à" , de choisir le graphique source comportant l'échelle de référence.
Formatage
Pour ajouter des en-têtes aux deux graphiques de variance, afin de les aligner exactement avec le graphique en cascade de décomposition du compte d'exploitation, placez la dimension mesure dans la zone "Colonnes" du graphique. Cliquez ensuite avec le bouton droit sur chaque en-tête du graphique et choisissez "Rename / Renommer".
Le bouton "IBCS" (ou message) du ruban "Graphique dynamique" permet ensuite d'appliquer automatiquement la mise en forme préconisée par l'IBCS, Celui-ci permet d'appliquer un certain formatage par défaut, comme par exemple l'alignement des étiquettes des catégories à gauche, la suppression de l'axe des valeurs et l'affichage des valeurs directement sur les barres de données.
On obtient alors la représentation ci-dessous du compte d'exploitation.
